入力支援機能

このような表を作成する時、何度も同じ様な内容を入力する必要がある場合は、特に入力が面倒で、頻繁に入力に誤りが生じ易くなります。 エクセルには、このような面倒な入力作業を出来るだけ簡単にする便利な機能が備わっています。 そのような機能の中には、「オートコンプリート」機能があります。「オートコンプリート」機能は、以前に入力したことのある内容が記憶され それと同一な内容で書き出すと、自動的にまだ入力していない部分を予測して入力を支援します(図の参照 12.2.1)。

Figure 112: オートコンプリート機能の例

　　

　　

このオートコンプリート」機能は、大変ありがたいのですが、時に不必要に入力を促すため、いらだちを覚える人もいるかもしれません。 この様な場合は、この機能を「オフ」にいしましょう。機能をオフにするには、上のメニューから「ファイル」タブを選択し、左に現れた選択肢から「オプション」を選 びます。すると、「Excelのオプションウィンドー」が立ち上がりますので、その左の選択肢から「詳細設定」を選びます(図の参照 12.2.1)。 その画面の中央に、「オートコンプリートを使用する」という項目があります。個々のチェックを外してOKを押せば、「オートコンプリート機能」 は使われなくなります。

Figure 113: オートコンプリート機能の設定

　　

　　

これにある部分では、類似している機能に、「データの入力規則・リスト」機能があります。これは、 あらかじめ、指定した領域のセルに入力が許される語句を指定する機能です。この一部に、「入力リスト」 を指定できる機能があります。このような入力リスト・規制機能を用いるためには、 まず、この入力規制および入力リストを利用したいセルの領域を選択し、 上のメニューの「データ」タブをクリックします。そこにある 「データツール」グループの、「データの入力規制」ボタンを押しましょう(図の参照 12.2.1)。 今作表している表では、D列に国の名前が入るはずです。ですのでD列全てを選択して上の作業をしましょう。

Figure 114: 入力リスト・制限

　　

　　

ボタンを押すと、「データの入力規制ウィンドー」が現れます(図の参照 )。 このウィンドー中の「入力値の種類」選択肢から「リスト」を選びましょう。

Figure 115: 入力リスト

　　

　　

すると、「元の値」を指定する欄が表示されます。「ドロップダウンリストから選択する」をチェックしている事を確認し、 「元の値」欄に、入力しうる内容を、カンマで区切ってリストを作ります(図の参照 )。例えば、今作成中の 表のD列目は、国を表す略記号です。即ち、(US,GB,JP,CN,FR,HK,AU,CA,KR,SG)等です。これをカンマで区切って入力しましょう。

Figure 116: 入力リスト

　　

　　

リストを作成したら「OK」を押して、編集作業に移れます。 先ほどのD列の一つのセルにカーソルを当て、入力しようとすると、 リストが現れます。現れたリストから正しい国の略記号を選んで 入力しましょう(図の参照 12.2.1)。

Figure 117: 入力リスト・制限

　　

　　

この入力リストと入力規制は、セルをコピーしてもその機能が保持されます。 例えば、表に新たに別の大学の情報を追加して、行を増やす様な場合には、D列の 上の列から、先ほど入力リスト機能を付与した空白セルをコピーすれば、同じ機能を追加した行にも 使う事が出来ます(図の参照 12.2.1)。

Figure 118: 入力リスト・制限